Respuesta rápida
Un TPV de tienda con un programa de escritorio necesita tres tareas de mantenimiento: una copia de los datos fuera del equipo cada semana (disco externo o nube), porque los datos están en el ordenador de la tienda; limpiar el cabezal de la impresora de tickets cada pocas semanas con alcohol isopropílico, porque un QR de VeriFactu borroso es un ticket que no cumple; e instalar las actualizaciones del programa cuando salen, porque con VeriFactu la versión instalada tiene que ser la de la declaración responsable.
Además, una vez al año: limpiar el polvo del ordenador, revisar el SSD y cambiar el rollo de papel por uno de calidad. Un contrato de mantenimiento mensual rara vez cubre nada de esto; cubre que alguien venga cuando ya ha fallado.
Uno: la copia de los datos, cada semana
Con un programa que guarda los datos en el ordenador de la tienda, el ordenador es el único sitio donde están el catálogo, el stock, los clientes y las ventas de años. Si el disco muere, se pierden. La copia semanal en un disco externo que se lleva a casa, o en la nube que la tienda use, es la única tarea que de verdad no se puede saltar. Cuesta diez minutos y un disco de 30 euros.
Cómo se hace depende del programa: unos tienen un botón de copia, otros piden copiar una carpeta. Pregunta al fabricante antes de necesitarla, y haz una prueba de recuperación una vez, en otro equipo, para saber que la copia sirve. Con VeriFactu, además, los registros de facturación se conservan; la copia es también la garantía de eso.
- Cada semana, en disco externo o nube.
- Fuera de la tienda: una copia en el mismo ordenador no es una copia.
- Probada una vez: recuperar en otro equipo y ver que abre.
Dos: la impresora, el cabezal y el papel
La impresora térmica es la pieza que más falla y la que menos se cuida. El cabezal acumula residuo del papel y empieza a imprimir líneas blancas; en un texto no se nota, en un QR sí, y un QR que no se lee es un ticket que no cumple VeriFactu. Cada tres o cuatro semanas, con la impresora apagada, un bastoncillo con alcohol isopropílico por el cabezal, dejar secar y listo. Dos minutos.
El papel: el más barato del paquete de cien deja más residuo y se borra antes. Un rollo de calidad cuesta céntimos más y evita la mitad de las limpiezas. Y el cortador: si empieza a atascarse, es el momento de limpiarlo, no de esperar al sábado.
Tres: las actualizaciones del programa
Con VeriFactu, la versión del programa instalada tiene que corresponder a la declaración responsable del fabricante. Cuando sale una actualización, se instala, se guarda la declaración responsable nueva si la hay, y se hace un ticket de prueba. No es semanal: son unas pocas al año. Lo que no conviene es ignorarlas durante dos años y descubrir en una comprobación que la versión ya no es la declarada.
Windows también se actualiza, y es mejor que lo haga fuera del horario de la tienda: en la configuración se le pone un horario activo de mañana a tarde para que no reinicie con la tienda llena.
Una vez al año, y lo que no hace falta
Una vez al año: abrir el ordenador y quitar el polvo del ventilador, comprobar el estado del SSD con la herramienta del fabricante, cambiar el cable USB de la impresora si está pelado, y revisar que el cajón abre limpio. Una tarde de enero.
Lo que no hace falta: un contrato de mantenimiento mensual que solo cubre la visita cuando ya ha fallado. Con las tres tareas hechas, lo que falla es el hardware, y el hardware de un TPV de tienda se sustituye por menos de lo que cuesta un año de contrato.
Copia, cabezal, actualización: lo demás es gratis
Carrito5 guarda los datos en tu ordenador y se actualiza cuando hay versión nueva; la copia se hace desde el programa y te explicamos cómo por WhatsApp antes de que la necesites. Es gratuito hasta 50 tickets al mes, para Windows. Si dudas de si tu copia sirve o de si tu impresora imprime bien el QR, escríbenos: es una conversación de cinco minutos que evita un sábado malo.
Descargar Carrito5 gratisPreguntas que nos hacen sobre esto
¿Cada cuánto hay que hacer copia de los datos del TPV?
Cada semana, en un disco externo que se lleve a casa o en la nube. Una copia en el mismo ordenador no protege de que el disco muera.
¿Cómo limpio la impresora de tickets?
Con la impresora apagada, un bastoncillo con alcohol isopropílico por el cabezal, cada tres o cuatro semanas. Evita las líneas blancas que hacen ilegible el QR.
¿Tengo que actualizar el programa por VeriFactu?
Sí, cuando el fabricante saque versión nueva: la versión instalada tiene que corresponder a la declaración responsable. Son unas pocas al año.
¿Necesito un contrato de mantenimiento?
Para una tienda pequeña, rara vez. Con copia semanal, impresora limpia y programa actualizado, lo que falla es hardware, y se sustituye por menos que un año de contrato.
¿Cómo evito que Windows reinicie con la tienda llena?
Poniendo en la configuración de Windows un horario activo que cubra el horario de la tienda; las actualizaciones se instalan fuera de él.