Cerrar por vacaciones: tres semanas de agosto sin perder el hilo
El cartel de «cerrado por vacaciones» es lo último que se hace. Antes van los clientes, el stock, los datos y el ticket con el que se abre en septiembre.
Respuesta rápida
Una tienda de barrio que cierra en agosto necesita hacer cinco cosas antes: avisar a sus clientes con antelación y por su nombre, con la ficha de clientes delante; dejar el stock cuadrado con un recuento ligero, que en septiembre sirve de inventario de arranque; cerrar los pedidos de septiembre en julio; guardar una copia de los datos del programa fuera de la tienda; y comprobar que el ticket con QR de VeriFactu sale bien, porque desde el 1 de julio de 2027 los autónomos ya están obligados y el primer día de septiembre no es día de sorpresas.
Con eso, el cartel de cerrado se cuelga el 31 de julio y la persiana sube el 24 de agosto con la tienda como se dejó.
Avisar a los clientes, por su nombre
El cliente que llega a la persiana cerrada sin saberlo compra en otro sitio y a veces se queda allí. Con la ficha de clientes, la lista de a quién avisar sale sola: quien ha comprado en los últimos seis meses. Un mensaje por WhatsApp dos semanas antes, con las fechas de cierre y de vuelta, y para los clientes que reponen algo cada mes (la tienda de mascotas, la herboristería, la mercería), una frase más: «si te falta algo para agosto, pásate esta semana». Es la venta de la última semana de julio, y es grande.
El stock: recuento ligero antes de cerrar
Cerrar con el stock cuadrado tiene dos ventajas. Se sabe con qué se abre en septiembre sin contar, y si algo pasa en agosto (una gotera, un robo) hay una lista de lo que había. No hace falta un inventario completo: una tarde por familias comprobando lo que dice el programa contra el estante, corrigiendo diferencias. Con el stock llevado todo el año, son pocas.
Y los pedidos de septiembre, hechos antes de cerrar: el proveedor también cierra, y lo que se pida el 25 de agosto llega en octubre.
- Recuento por familias la última semana de julio.
- Diferencias corregidas en el programa, con su motivo.
- Pedidos de septiembre cerrados en julio, con entrega la primera semana.
Los datos: una copia fuera de la tienda
Un programa que guarda los datos en el ordenador de la tienda tiene la ventaja de funcionar sin internet y el deber de tener copia. Antes de cerrar, una copia de los datos en un disco externo que se lleva a casa, o en la nube que use la tienda. Si el ordenador no arranca el 24 de agosto, la tienda sigue: se instala el programa en otro equipo y se recupera la copia. Cómo se hace la copia depende del programa; pregúntalo antes de cerrar, no después.
El ticket del 24 de agosto
El primer ticket de septiembre tiene que salir con su QR de VeriFactu como el último de julio. Desde el 1 de julio de 2027 los autónomos ya están dentro, y una tienda que vuelve de vacaciones con la impresora sin papel, el cabezal sucio o el programa sin actualizar empieza el curso con un problema que se resuelve en cinco minutos el 31 de julio: un ticket de prueba, el QR leído con el móvil, y un rollo nuevo puesto antes de bajar la persiana.
Y la declaración responsable del programa, guardada con la copia de los datos, por si alguien pregunta en septiembre.
El cartel, lo último
Fechas de cierre y de vuelta, un teléfono o un WhatsApp para urgencias si se atiende, y ya. Colgado el 31 de julio, después de todo lo anterior. La tienda que cierra así abre el 24 de agosto con los clientes avisados, el stock sabido, los datos a salvo y la caja lista. La que cuelga el cartel y se va, abre en septiembre contando cajas.
La lista de a quién avisar y el stock con el que se abre
Carrito5 guarda la ficha de cada cliente con la fecha de su última compra, lleva el stock por referencia para el recuento ligero de julio y saca el ticket con su QR de VeriFactu desde el primer día de septiembre. Es gratuito hasta 50 tickets al mes, para Windows. Instalado antes de cerrar, agosto no deja hueco.
Descargar Carrito5 gratisPreguntas que nos hacen sobre esto
¿Cuándo aviso a los clientes de que cierro en agosto?
Dos semanas antes, por WhatsApp y por su nombre, a quien ha comprado en los últimos seis meses según la ficha de clientes. A los que reponen cada mes, con una frase para que se pasen antes.
¿Tengo que hacer inventario antes de cerrar?
Uno ligero: una tarde por familias comprobando el stock del programa contra el estante. Sirve de arranque en septiembre y de prueba si pasa algo en agosto.
¿Qué hago con los datos del programa?
Una copia fuera de la tienda, en un disco externo o en la nube que uses, antes de cerrar. Pregunta cómo se hace en tu programa antes, no después.
¿Qué compruebo del ticket antes de cerrar?
Que sale con el QR de VeriFactu y se lee con el móvil, que la impresora tiene rollo nuevo y que el programa está actualizado. Desde el 1 de julio de 2027 los autónomos ya están obligados.
¿Cuándo hago los pedidos de septiembre?
En julio, antes de cerrar, con entrega la primera semana de septiembre. El proveedor también cierra en agosto.