Inventario de fin de año: contar la tienda sin cerrarla
El asesor lo pide en enero, la ley lo exige a las sociedades y a la tienda le sirve para saber cuánto dinero tiene en el almacén. Se puede hacer sin colgar el cartel de cerrado por inventario.
Respuesta rápida
El inventario a 31 de diciembre es la lista valorada de todo lo que hay en la tienda y en el almacén ese día. Las sociedades están obligadas a llevarlo en el libro de inventarios, y a cualquier comercio le sirve para saber cuánto dinero tiene inmovilizado y qué no se vende.
No hace falta cerrar: se cuenta por familias en tres tardes entre el 26 y el 31, con el stock del programa como lista de partida, y se corrigen las diferencias. Con las ventas registradas todo el año, el recuento es comprobar, no contar desde cero. Información general; el detalle contable, con tu asesor.
Por qué se hace y quién está obligado
El Código de Comercio obliga a las sociedades a llevar un libro de inventarios y cuentas anuales, y el inventario de existencias a cierre de ejercicio es parte de él. Para un autónomo en estimación directa también cuenta: las existencias finales entran en el cálculo del rendimiento. En los dos casos lo pide el asesor en enero, y en los dos casos hay que darle una lista con cantidades y valor.
Aparte de la obligación, hay una razón de negocio: el inventario dice cuánto dinero hay parado en el almacén, y qué parte de ese dinero lleva más de un año sin moverse. Para una tienda pequeña es la cifra más importante del año y la que menos se mira.
El método: contar por familias, sin cerrar
Cerrar por inventario un día entre Navidad y Reyes es perder uno de los mejores días del año. La alternativa es contar por familias en varias tardes, con el stock del programa como lista de partida.
- Saca del programa el stock por familia el 26 por la mañana. Esa es la lista que vas a comprobar, no a construir.
- Cuenta una familia por tarde, después de cerrar: el 26, el 28 y el 30, por ejemplo. Las ventas de esos días se descuentan solas.
- Anota solo las diferencias entre lo contado y lo que dice el programa. Si el stock ha estado bien llevado, son pocas.
- Corrige el stock en el programa con las diferencias, y apunta el motivo si lo sabes: rotura, robo, error de alta.
- El 31, la lista final con cantidades y precio de compra es el inventario. Se guarda y se manda al asesor.
Con la matriz de tallas y colores, la ropa se cuenta por modelo y se comprueba talla a talla contra la pantalla. Es la familia que más diferencias suele dar y la que más vale contar bien.
Las diferencias: lo que enseñan
Si el programa dice ocho y hay seis, faltan dos. Puede ser un robo, un error al dar de alta, una devolución mal hecha o una venta cobrada sin pasar por el programa. Si es esto último, es la señal de que en la tienda se cobra a veces «de cabeza», y eso en 2027 es un problema con VeriFactu además de un problema de stock.
Si el programa dice seis y hay ocho, sobran dos: una entrada que no se dio de alta, o una devolución que no se registró. Menos grave, pero igual de informativo.
- Faltan: robo, error de alta, venta sin registrar.
- Sobran: entrada sin dar de alta, devolución sin registrar.
- Cuadra: la tienda lleva el stock bien y el inventario del año que viene es un trámite.
Lo que dice el inventario sobre 2027
Con la lista valorada delante, dos preguntas. Cuánto dinero hay en referencias que llevan más de un año sin venderse: eso va a las rebajas de enero al precio que haga falta. Y qué familias tienen el stock más alto respecto a lo que venden: ahí se compra de más, y el pedido de primavera se recorta.
Son las dos decisiones que más dinero mueven en una tienda pequeña, y salen de una lista que el asesor pide de todas formas.
Para que el inventario del año que viene sea comprobar
Si este año el inventario es contar desde cero, el problema es que el stock no está en ningún programa. Carrito5 descuenta cada venta de su referencia, registra devoluciones y lleva tallas y colores, y es gratuito hasta 50 tickets al mes. Con el recuento de este año cargado como stock inicial, el inventario de 2027 es sacar una lista y comprobarla.
Descargar Carrito5 gratisPreguntas que nos hacen sobre esto
¿Estoy obligado a hacer inventario a 31 de diciembre?
Las sociedades sí, dentro del libro de inventarios y cuentas anuales. A los autónomos en estimación directa las existencias finales les entran en el cálculo del rendimiento. En los dos casos lo pide el asesor. Confirma tu caso con él.
¿Tengo que cerrar la tienda para hacer inventario?
No. Se cuenta por familias en varias tardes después de cerrar, con el stock del programa como lista de partida, y las ventas de esos días se descuentan solas.
¿Qué valor pongo a cada artículo?
El precio de compra, no el de venta. Es lo que pide la contabilidad. Tu asesor te dirá el criterio exacto.
¿Qué hago con las diferencias?
Corregir el stock en el programa y apuntar el motivo si se sabe. Muchas diferencias en una familia señalan un problema: robo, altas mal hechas o ventas sin registrar.
¿Cómo cuento la ropa con tallas?
Por modelo, comprobando talla a talla contra la matriz del programa. Es la familia que más diferencias da.